Email y productividad: enemigos reconciliables

spamUno de los mayores ladrones de tiempo en nuestro trabajo (y vida) diaria es el email. Esta valiosa herramienta, indispensable en la mayoría de nuestras vidas, puede llegar a convertirse en un agujero negro que nos quita tiempo, concentración, energía, planificación… Así que, ¿qué podemos hacer para evitarlo?

Primer paso: ¿Quiero resolver el problema? ¿Quiero hacer algo para ello?
Tu productividad personal no sólo depende de ti pero SIEMPRE empieza por ti. Hay gestos, rutinas y hábitos que puedes cambiar y que añadirán mayor calidad y resultados en tu trabajo y en tu vida. En tu mano está el empezar.

Segundo paso: ¿Qué puedo hacer/dejar de hacer para mejorar? ¿Qué estoy dispuesto a cambiar?
Puesto que el correo electrónico es una herramienta útil y necesaria, la solución no puede ser desconectarlo y prescindir de él. Más bien pasa por parar y reflexionar sobre cuáles son los hábitos que nos perjudican, cuáles son sus consecuencias y sobre todo, qué podemos hacer para solucionarlo. A continuación te presento una lista de estas malas costumbres y sus posibles soluciones. A ver si te suena alguna y qué te parecen…

1. Hábito: Encender el email nada más empezar a trabajar.
Consecuencia: Ya eres su presa, él marcará el ritmo, tus prioridades, tu agenda de trabajo y, en el peor de los casos, se cargará tu planificación diaria.
Solución: Espera entre 45-60 minutos antes de abrirlo. Dedica ese tiempo de primera hora a una tarea clave: las tareas clave son la columna vertebral de tu trabajo, las importantes, las que producen resultados y te hacen avanzar. También son las que requieren más atención y concentración; por eso es más eficaz dedicarles nuestra agilidad y tranquilidad de primera hora y reservar nuestros momentos de menor energía para tareas rutinarias y mecánicas, como revisar el email.
Comenzando y acabando una tarea clave a primera hora, empezarás el día siendo y sintiéndote más productivo.

2. Hábito: Tener habilitado el notificador de correo nuevo.
Consecuencia: Fomenta la multitarea, las distracciones, la falta de ritmo y las pérdidas de tiempo. Da igual que no lo atendamos, una vez ha aparecido la ventanita, ya nos ha interrumpido, ya hemos leído de quién es e incluso la primera fase…ya, sin darnos cuenta, hemos empezado a pensar en lo que dice y en lo que le voy a contestar…Resultado: dejo de concentrarme en lo que estoy haciendo.
Solución: Deshabilita el notificador de correo y fíjate tu propio horario para procesar tu correo. De esta forma TÚ controlas (¡de forma inteligente!) el correo, no él a ti.

Si consideras que no es posible dejar de estar informado de los nuevos correos de ciertas personas, crea una regla de “Alerta de nuevo correo” exclusivamente para esos remitentes.

3. Hábito: No ponemos cuidado al redactar el Asunto.
Consecuencia: Lleva a la confusión y a la obligatoriedad de abrirlo para ver de qué va realmente, con la consecuente pérdida de tiempo y dificultad para procesar y organizar el correo. El asunto debe ser el titular de la noticia y el resumen del mensaje: de lo que hay que hacer y de cuándo (prioridad).
Ejemplos de malos asuntos son: una sola palabra como “Hola” o “Consulta”, una frase imprecisa como “Últimos cambios” o, el peor de todos, un asunto en blanco. Otro mal hábito es no editar/cambiar un asunto que con el intercambio de mensajes ha perdido significado o se ha quedado obsoleto.
Solución: Redacta el asunto al final. Una vez hayas terminado tu mensaje, reléelo y sintetízalo, de forma que resuma y describa la esencia del mail. Pregúntate: ¿el destinatario puede interpretar qué hay detrás de este mensaje sin tener incluso que abrirlo? Entonces es un buen asunto.
Pacta con tu equipo palabras claves que vayan al inicio del asunto – esto les ayudará a interpretar rápidamente los mensajes y clasificarlos de forma más eficiente, por ejemplo, con filtros inteligentes. Palabras claves pueden ser: INFO, RESPONDER, CLIENTE, C.C (estás sólo en copia), etc. Un asunto con palabra clave sería algo así: “[INFO]Cambios en la última versión del documento X”

4. Hábito: Todos los nuevos mensajes se acumulan en LA bandeja de entrada.
Consecuencia: Constantemente los vemos ahí, recordándonos lo que no hemos hecho aún y lo que nos queda por hacer. Todos los correos NO son iguales, así que mejor ordenarlos y darle a cada uno la prioridad y acción que se merece.
Solución: Utiliza los filtros y las reglas de archivado inteligente en carpetas que te ofrece Outlook, por ejemplo: separar los mensajes dirigidos a ti de los que sólo estás en copia, mediante la regla “cuando mi nombre esté en el cuadro CC”.
Puedes usar la técnica de las tres carpetas: Carpetas calientes: más relevantes y prioritarias: por su remitente (tu jefe, tu socio, un cliente especial) o su temática (un proyecto concreto), carpetas templadas (importancia media: requieren tu atención o acción, pero no de forma urgente) y carpetas frías (no relevantes ni urgentes: los correo en los que solo estás en copia, por ejemplo, o los que no requieren ninguna acción por tu parte).
El beneficio es evidente: sabrás qué carpeta mirar primero cuando vayas a procesar el email o cuando chequees el correo en ratos aislados: un descanso o un trayecto en taxi.
¡Ah! Y al procesar los correos aplica la regla del minuto. Si en un mail te piden algo que puedes hacer en uno o dos minutos (adjuntar un archivo, confirmar algo…), hazlo en ese mismo instante y quítatelo del medio. Pero ojo, tienes que estar seguro de hacerlo y terminarlo en ese tiempo. De esta forma bajará rápidamente (¡en minutos!) el número de emails pendientes.

¿Te ves reflejado en alguno de estos hábitos? ¿Tienes alguno más que quieras compartir? ¿Y algún truco?

(Ideas basadas en el recomendable blog sobre productividad: ThinkWasabi)

Share on Facebook0Tweet about this on Twitter0Share on Google+0Share on LinkedIn0Pin on Pinterest0Email this to someone

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *