Gestiona tu atención en vez de tu tiempo

tiempo1Getting Things Done (GTD) es un método orientado a la mejora de la productividad personal y a la reducción del estrés, basado en un bestseller del mismo título de David AllenMientras que otros métodos se basan en gestionar el tiempo estableciendo por ejemplo prioridades, el GTD gestiona nuestra atención (y no el tiempo), partiendo de varias premisas clave, entre ellas:

1. TODO FUERA DE LA CABEZA

Vemos el bote de sal vacío y pensamos “Tengo que acordarme de comprar sal”. Confiamos en que nuestra mente nos lo recordará, ¡y además en el momento oportuno!; lo que ocurre es que nuestro cerebro no es tan eficaz como creemos: si así fuera, nos acordaríamos que se nos ha acabado la sal cuando estamos en el supermercado y no en el momento en que tenemos la comida en el fuego, ¿no?

Resulta entonces que vamos acumulando en la cabeza pensamientos (“tengoques…”), que no nos ayudan, y que, además, nos pesan: todas las cosas que nos proponemos y que no cumplimos nos estresan, aunque no seamos conscientes de ello. Por eso, GTD propone un gran cambio: vaciar la mente. Y es que la productividad sólo es posible cuando la mente está despejada (libre de pensamientos parásitos) y opera en sus niveles más altos.

2. NO PODEMOS HACER COSAS O IDEAS, SOLO ACCIONES

Casi todos tenemos la mala costumbre de anotar las ideas tal y como salen de nuestra cabeza, por ejemplo: “Preparar las vacaciones de verano”. El problema es que el verbo “preparar” es demasiado genérico, no evoca una acción física que podamos hacer sin tener que pensar lo que significa. Podemos “buscar un hotel”, “reservar un vuelo” o “calcular el presupuesto disponible”. Éstas son acciones claras, bien definidas y más fáciles de llevar a cabo, que una tarea sin procesar, es decir, sin descomponer en cosas que podamos hacer ya. El GTD propone transformar “cosas” en acciones definidas y fácilmente controlables.

Una vez tenemos claras estas dos ideas claves , pasamos a ver el procedimiento del método GTD, cinco pasos que nos ayudarán a “ordenar el desorden”: Recopilar, Procesar, Organizar, Revisar y ¡Hacer!

1. Recopilar: TODO debe ir fuera de la cabeza, a un lugar de almacenamiento externo y fiable. Estos lugares serán nuestros “contenedores” y cada uno elige qué contenedores prefiere usar: una libreta y un boli, una bandeja de escritorio, el  teléfono móvil, una grabadora, etc. La idea es que, si nos acordamos de que tenemos que llevar el perro a vacunar cuando estamos conduciendo, podamos recopilar esa tarea inmediatamente – grabando una nota de voz en nuestro teléfono móvil, por ejemplo. Es decir, tener siempre a mano las herramientas adecuadas a nuestra forma de vida y contextos más comunes.

¡Ojo! Recopilar no es hacer, ni siquiera pensar qué es lo que hay que hacer, es simplemente sacar de la cabeza  las “cosas” que tenemos que hacer y almacenarlas en un lugar de confianza.

2. Procesar: Una vez recopilada toda la información en contenedores, hay que procesarla. Para ello, hay que coger cada elemento y analizarlo con unas simples preguntas:

¿Requiere alguna acción por mi parte? En caso afirmativo…

  • Si se puede hacer en menos de 2 minutos, ¡hazlo! “Regla de los 2 minutos” (esta cifra es orientativa; se considera que es aproximadamente el tiempo que se tardaría en posponer la tarea.)
  • Si hay que delegar, delégalo.
  • Si tú eres quien tiene que hacerlo, márcalo como acción a realizar.

Si no requiere acción…

  • Elimínalo (si no sirve)
  • Archívalo (si es por ejemplo información o material de referencia).

Las reglas básicas son comenzar siempre por el principio (no ir seleccionando elementos), no procesar más de un elemento a la vez y ¡no devolver nada al contenedor!

3. Organizar: Hemos procesado lo recopilado y tenemos una serie de elementos que esperan ser atendidos. Ahora toca organizar estos elementos en:

  • Próximo: acciones a realizar a corto plazo
  • Proyectos: cualquier cosa que implique más de una acción, por ejemplo: llevar el ordenador  reparar puede ser un proyecto que se compone de varias acciones: buscar el número de teléfono del servicio técnico, realizar una llamada para pedir cita y llevar el ordenador.
  • En espera: dependen de otra persona o cosa (si lo has delegado, por ejemplo)
  • “Quizás, algún día”: tareas que no corren prisa, que no vas a hacer por ahora.

4. Revisar: Revisar las listas de acciones y los recordatorios una vez a la semana, para evitar que la mente tenga que hacer el trabajo de recordarlo, para mantener actualizada y fresca la información y para decidir cuál es la siguiente acción que vas a llevar a cabo.

5. Hacer: La idea en este paso es muy sencilla: a la vista de las distintas acciones que tenemos en las listas, debemos elegir una de ellas y… hacerla. El reto consiste en saber elegir cuál es la más adecuada en cada momento Para ello, pregúntate: ¿Cuánto tiempo tienes? ¿En qué contexto estás? ¿Cuál es tu nivel de energía?, y así elige y, por supuesto, ¡haz!

Para finalizar, un resumen visual de las ideas principales del método GTD. Esperamos que te haya gustado tanto como a nosotros. Si quieres ampliar la información, ¡no dudes en preguntarnos!

compromisos1

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2 thoughts on “Gestiona tu atención en vez de tu tiempo

  1. Super interesante y excelente guía. Yo debo reconocer que no soy especialmente buena en la aplicación del GTD. Lo he intentado en un par de ocasiones pero acabo siempre por equivocarme a la hora de organizar los tiempos que cada proceso necesitará, y por ello acabo llegando fuera de tiempo a los plazos o muy ajustada, o alterando otras planificaciones. No sé, es lo que me falla para que acabara de funcionar bien, que si realmente quiero quitarme de la cabeza algunas tareas hasta el momento en que deba abordarlas, ese momento no lo sé marcar de forma eficaz.
    Si me pudieras dar algún consejo te estaría muy agradecida, que ya no sé mucho cómo orientar el tema :(
    Además, en el trabajo usan el diagrama de gantt para la gestión de proyectos, por lo que no sé tampoco cómo combinar mi GTD con los procesos empresariales sin que tenga que doblar faena para llevar al día los dos métodos.

    Gracias por el artículo y por supuesto por la ayuda!
    Que acabes de pasar un buen día :)
    Zaira.

    1. Hola Zaira:
      ¡Gracias por tu comentario! Precisamente lo que me gusta del GTD es que no es un sistema inflexible, que se base en cuantificar y planificar de antemano, sino que tiene en cuenta otros factores como el contexto y la energía, y no solo una prioridad y una fecha (¡por eso hablamos de que gestiona la atención y no el tiempo!). La estimación de lo que te llevará completar una tarea es solo para que, en el momento de “revisar y hacer”, lo tengas en cuenta (junto con los otros factores) y puedas escoger qué tarea hacer. Así que yo te diría que si calculas que una tarea te va a llevar dos horas, te pones a ella, y al final es más, simplemente marques como “siguiente tarea” la parte que te ha quedado por hacer y la archives de forma correspondiente. De esta forma, habrás sido productiva en el tiempo que hayas tenido disponible, seguirás con tu mente liberada y teniendo definidos los siguientes pasos. Paralelamente, para proyectos profesionales que sí haga falta gestionar, distribuir en un equipo, terminar en plazo, etc. puedes utilizar el diagrama de Gantt (¡con tu atención y tu vida liberada con GTD! 😉
      ¡Un saludo!
      Penélope Boñar

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